転職活動で評価されるメール、落ちるメール

電話でのやりとりであれば、多少日本語が間違っていたり不自然でも許されてしまうかもしれませんが、メールでのやりとりの場合文面に残ってしまうので細心の注意を払う必要があります。これから説明する注意点をおさえ、完璧にしておきましょう。

署名

メールの末尾に、定型文のように毎回必ずつけるものが署名です。署名に記載すべき内容は次の通りです。

• ・フルネーム
• ・住所
• ・電話番号
• ・メールアドレス

また言うまでもない事ですが、電話番号やメールアドレスを今の仕事の社用携帯や社用アドレスにするのは避けましょう。特にメールは上司が目にする可能性が高く、見つかってしまった場合のリスクが高い上応募先企業からも心象が悪くなってしまいます。

返信までの時間

メールの場合、一般的には受信後24時間以内の返信がマナーとされています。一方、友人同士でのＳＮＳのやりとりのように瞬間的に返す必要はありません。メールは電話と異なり、都合の良い時に見ることができるという利点があります。とはいえ、受信後24時間を超えてしまった場合や緊急を要するメールの場合には、返信が遅くなってしまった旨の謝罪をひと言添えておくと良いです。内容的にすぐに返信する事が難しい場合は、いつまでに結論を出せるのかの目途だけでも送りましょう。

送信時間

メールの場合は送信時間はいつでも良いとされています。ただし、深夜2時や3時の返信は不信感につながる場合もあります。仕事が多忙で結果的に遅い時間になってしまったとしても、メールを受け取った相手は「こんな時間まで何をやっていたのだろう」「当社に入っても夜遊びを続けるつもりなのだろうか」と疑ってしまうかもしれません。心配の場合は、送信予約機能を使い朝8時や9時の送信が無難です。

件名

意外と見落としがちなのが件名です。基本的に相手から来たメールに返信する場合は、件名は変更しません。どのメールに対する変更なのか分からないばかりか、いたずらメールと混同されてしまう可能性もあるからです。メールのやり取りが続くと「Re:」が続くかもしれませんが、こちらも基本的には残します。ただし、「Re:」が続き件名が見えなくなってしまう場合は数個のみを残し消します。

返信内容

一文が長すぎず、簡潔で分かりやすい内容を心掛けましょう。履歴書などを添付ファイルとして送る場合、添付忘れにも十分注意が必要です。また、いただいたメールの質問に全て答えられているかも確認しましょう。

ここからは、人事からの評価を上げることができるメール文面をご紹介します。名前やその他必要箇所を変更したうえでそのまま使用できるようになっておりますので、ご活用ください。

面談日程を指定する場合

株式会社〇〇　△△様 お世話になっております。□□と申します。 この度は大変お忙しい中、面接の機会をいただきありがとうございます。 面接日時について、下記ご都合いかがでしょうか。 6月1日（火）10:00~17:00 6月2日（水）13:00~16:00 6月3日（木）10:00~14:00 お手数おかけしますがご検討のほど宜しくお願いいたします。

日程は最低3つは提示しましょう。もっとも、会社側から送られるメールの中に「是非面接に進んでいただきたいため、ご都合のつく日程を3ついただけますでしょうか」といった具合に指定がある場合が殆どですが、指定が無かった場合でも3日程を示すことはビジネス上の共通マナーとなっています。また、初歩的な注意事項になりますが日付と曜日が一致している事も確認しましょう。

示された面接日で問題が無い場合

株式会社〇〇　△△様 お世話になっております。□□と申します。 この度は大変お忙しい中、面接の日程を調整いただきありがとうございます。 ご連絡頂戴しました下記日程にてお伺いさせていただきたく存じます。 日時：6月1日14:00~ 場所：貴社本社ビル〇階 当日は宜しくお願いいたします。

確認の意味も含め、日程と場所を再度記載しましょう。特に大きな企業であれば、面接ごとに場所が異なる事もあります。行ってみたら建物が違った、フロアが違ったという事にならないよう、事前によく確認しましょう。

面接当日の遅刻連絡

株式会社〇〇　△△様 お世話になっております。 本日14時より面接のお約束をいただいておりました□□と申します。 大変申し訳ございませんが会議が長引き、遅れてしまう見込みでございます。 ただいま□駅におりまして、貴社到着は14時20分を予定しております。 ご多忙のところ大変申し訳ございません。

当日の遅刻やキャンセル連絡は評価ダウンにつながる可能性が高いです。その中でも誠意を持って対応することで、傷口を最小限に抑えることができます。単に遅れる旨を連絡するだけでなく、理由と到着予定時刻、現在の居場所を併せて連絡する事ができると良いでしょう。電車の遅延など、不可抗力による遅刻の場合はあまり謝ろうという意識になりにくいかもしれませんが、そういった時こそ誠意を持った対応をすることで遅刻による評価のマイナスをカバーする事ができます。

書類の提出を求められた場合

株式会社〇〇　△△様 お世話になっております。□□と申します。 先日ご依頼いただきました履歴書と職務経歴書をお送りいたします。 ご多忙のところお手数おかけしますが、ご確認いただけますと幸いでございます。 宜しくお願いします。

資料を添付する際は、求められた資料名と添付ファイル名を必ず同一にしましょう。また添付漏れをしてしまうと「注意力が散漫な人」と思われてしまいます。先ほども書きましたが、送信前にファイルが添付されていることを確認しましょう。

質問に返答いただいた場合

株式会社〇〇　△△様 いつもお世話になっております。□□と申します。 質問にお答えいただき誠にありがとうございます。 いただいた内容にて承知いたしました。 引き続きどうぞよろしくお願いします。

自分から投げかけた質問への回答には、必ずお礼を返すようにしましょう。内容は例文通りでも問題ありませんが、質問の回答によって更に志望度が高まったという内容を盛り込めると更に良いでしょう。

内定を辞退する場合

株式会社〇〇　△△様 いつもお世話になっております。□□と申します。 この度は内定のご連絡をいただき大変嬉しく思っております。 大変申し上げにくいのですが、内定承諾のお返事に関しまして 少々お時間いただけませんでしょうか。 現在他社の面接が進行中のため、そちらの話も伺わせていただけませんでしょうか。 この度貴社で働く機会をいただけた事は大変ありがたく、貴社に対し大きな魅力を 感じておりますが、貴社に失礼のないよう悔いのない状態で入社させていただきたく 考えております。 つきましては大変恐縮ですが返答を7月1日までお待ちいただけませんでしょうか。 こちらの都合で恐縮ですがご検討のほど宜しくお願いします。

内定をいただけた事に対する感謝の気持ちを述べた後、何故保留にしたいのかを明確に説明しましょう。企業により良い状態で入社したいという意思を示すことがポイントになります。

続いて、転職活動でのメール返信でやってはいけない事をご紹介します。知らないうちにマナー違反をしてしまっている可能性もあるので、一度確認してみましょう。

文面が話し言葉

当たり前ですが、言葉遣いができていないのは社会人としていただけません。気を付けたいのが、話し言葉では許容されている日本語をそのままメールなどの文面で使ってしまうことです。分かりやすい例では、「そちら」「あちら」などの指示語や「～の方」といった口語表現です。何を指しているのかよく分からない指示語や、厳密には正しくない口語表現の使用はメールでは避けましょう。

立て続けに何通も送る

メールにしても会話にしても、キャッチボールです。返信が帰ってきていないのに立て続けに何通も送ることは避けましょう。何件も連続して送ってしまうと、相手もどの用件をどのメールに返信すればよいか困ってしまいます。ＳＮＳでのやりとりとは異なるので、もし要件が複数に渡る場合は1通のメールの中に箇条書きでまとめると良いでしょう。

巨大な添付ファイルを事前連絡なく送る

転職活動では、履歴書や職務経歴書をメール添付で提出することもあるかと思います。デザイナーやエンジニアの場合は、成果物として過去の作品をメール添付にて送ることもあるかもしれません。この場合、事前にデータ量が大きくなる旨を相手に事前通知するのがマナーです。相手から提出を求められた場合であっても、想定外にデータ量の大きいファイルを送ってしまうとサーバーに負荷がかかり相手の業務を止めてしまう事があります。また迷惑メールとして弾かれてしまい、あとから提出した／しないを巡りトラブルになる可能性もあります。

メールのやりとりにも企業からの印象を良くするコツやマナーがあります。これまでの仕事内容によってはビジネスメールに慣れていない方もいらっしゃるかと思いますが、その場合は転職エージェントの活用がオススメです。ＤＹＭ就職では経験豊富なキャリアアドバイザーが皆様の就職活動をサポート。応募企業とのやりとりも原則代行させていただいております。無料登録はこちらからになります。